Groenhuysen

Nieuwe digitale werkplekken voor Groenhuysen

Ruud Coppens, Manager Informatisering & Automatisering:
“raax creëerde draagvlak in onze organisatie”

Zomer 2018. Zorginstelling Groenhuysen wil nieuwe digitale werkplekken realiseren. raax begeleidde de leveranciersselectie en de implementatie. Een jaar later is de livegang een feit. Ruud Coppens blikt terug: “In dit IT-project staat de zorg centraal. Het enthousiasme intern is ongekend groot.”

Vlotter samenwerken in de keten. Een betere uitwisseling van gegevens. Hiervoor formuleert zorginstelling Groenhuysen de IT-strategie ‘Maak Verbinding’ voor 2019 en 2020. Het eerste project bestaat uit nieuwe online werkplekken voor collega’s. raax wordt ingeschakeld om de leveranciersselectie en implementatie te begeleiden.

“Géén dikke pakken papier en afvinklijstjes”

Waarom raax?

Ruud: “We zochten een partner met een brede marktkennis en pragmatische aanpak. Uitgangspunt: géén dikke pakken papier en afvinklijstjes. Strakke KPI’s zijn geen garantie voor succes. Het gaat erom de technische én organisatorische kant van verandering met elkaar te verbinden. raax past in dit plaatje. Ook werkten we in een eerder project al goed met ze samen.”

“Dit is een voorbeeld voor andere IT-projecten”

Hoe verliep het project?

Het eerste onderdeel was de leveranciersselectie. Ruud: “raax begeleidde ons in twintig stappen naar de beste leveranciers. De aanpak was grondig. Zo verzorgden verschillende gegadigden demo’s bij ons op locatie. We hebben twee leveranciers gekozen die qua techniek en manier van werken echt bij ons passen.”

Hij vervolgt: “Ook tijdens de implementatie stond raax ons bij. De IT is ingericht vanuit onze werkprocessen, niet andersom. Mede daarom zijn we overgestapt van Office naar de Gsuite. Gmail en Drive bieden onze collega’s zoveel gemak. Het openen van een document kon eerst wel zes minuten duren. Nu is dat twintig seconden! In dit project staat de zorg centraal. Een voorbeeld voor andere IT-projecten.”

“De verandering is gedragen in de organisatie”

Samenwerken met raax?

“Onze vaste contactpersoon Rosa van Baal is een kei in veranderkunde. Zij creëerde draagvlak in onze organisatie. Zo stelde ze ambassadeurs aan die al eerder zijn geswitcht. Die collega’s hielpen vervolgens weer anderen met overstappen. Dit werkte fantastisch. Ik heb al veel IT-projecten begeleid, maar nooit waren collega’s zó enthousiast. De verandering is echt gedragen in de organisatie.”

Hoe nu verder?

De digitale werkplekken zijn een feit. Ruud: “Nu volgt onder meer nog de cloudopslag van alle data en de digitale patiëntendossiers. Voor het vervolg van ‘Maak Verbinding’ selecteren wij zelf de leveranciers en begeleiden we de implementatie. We hebben veel geleerd van de aanpak van raax en pakken vol vertrouwen het stokje over.”

Over Groenhuysen

Passende zorg in elke situatie. Dat biedt Groenhuysen aan (vooral) ouderen in de regio Roosendaal. Met een brede dienstverlening: van gemak en comfort tot intensieve zorg, thuis of in een van de woonvoorzieningen. De visie daarbij is: ouder worden, jezelf blijven! Zo’n 2300 medewerkers en 1300 vrijwilligers zetten zich dagelijks in voor zo’n 4000 klanten.

Bekijk het praktijkverhaal