De Wever

Hernieuwde samenwerking met IT-partner RAM Infotechnology

Chantal Beks, RvB-lid:
“Dankzij raax staan we weer op goede voet met elkaar”

Eind 2018 zijn ouderenzorgorganisatie De Wever en IT-leverancier RAM Infotechnology het erover eens: om deze samenwerking te laten slagen, is een feitenanalyse van een onafhankelijke partij noodzakelijk. Een halfjaar later kunnen beide partijen vol vertrouwen met elkaar verder. Chantal Beks, RvB-lid van De Wever en Dirk Fabels, directeur van RAM Infotechnology: “raax trad op als mediator en ondersteunde met eerlijke adviezen en scherpe interventies.”

Het is eind 2017 als De Wever een IT-partner zoekt voor de outsourcing van de ICT. De transitie naar nieuwe, digitale werkplekken hoort daarbij. De keus valt op RAM Infotechnology. Na een succesvolle voorbereidingsfase gaat het mis. Op de dag van de transitie vinden er technische hick-ups plaats. De medewerkers van De Wever gaan werken vanaf nieuwe devices, maar de configuratie loopt niet zoals verwacht. Hierdoor kunnen zij niet direct vanaf hun tablet werken. Een traag netwerk zorgt voor extra ongemak.

“Na de migratie ontstonden er scheurtjes in de relatie”

Waarom raax?

In de periode die volgt blijkt tegelijk dat de nieuwe manier van werken onvoldoende is geborgd bij de medewerkers van De Wever. Dirk: “We dachten dat dit vanuit De Wever was verzorgd, maar dit bleek nog een aandachtspunt. Aan beide kanten liepen er zaken mis. We probeerden er onderling uit te komen. Toen dat niet lukte, adviseerden we om raax in te schakelen. Want over één ding waren we het eens: dit ‘huwelijk’ wilden we laten slagen!”

Chantal: “Ik had vanuit het verleden al goede ervaringen met raax. Een professionele partij, met ruime kennis van ICT die ook oog heeft voor het relationele, menselijke aspect. Wij vroegen raax: analyseer wat er misgaat in onze samenwerking. Kijk daarbij ook wie waarvoor precies verantwoordelijk is én waar de prioriteiten liggen.”

“We wilden dit huwelijk laten slagen”

Hoe verliep het project?

raax startte met een analyse: wat was de vraag vanuit De Wever? Wat is er feitelijk afgesproken? Levert RAM Infotechnology conform afspraak? Maar ook: wat zijn de verwachtingen over en weer? En zijn deze reëel? Om antwoord te krijgen op deze vragen hebben beide partijen zich kwetsbaar opgesteld. Chantal: “We kwamen tot het inzicht dat we vanuit De Wever niet konden aannemen dat RAM Infotechnology álles regelt, maar dat wij zelf verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld de regieorganisatie.” Dirk: “Tegelijk liet raax ons inzien dat wij De Wever meer comfort konden bieden door maatwerk te leveren.”

Op verschillende niveaus speelde er van alles. Daarom richt raax 3 overlegtafels in: een operationele, tactische en strategische tafel. Chantal: “Elke tafel werd vertegenwoordigd door collega’s van zowel De Wever als RAM Infotechnology. Hier overlegden we samen met raax vrijwel wekelijks over de acties en bewaakten we de voortgang. raax hield ons daarbij een spiegel voor.” Dirk: “Dat was soms confronterend, maar uiteindelijk heeft het ons dichter tot elkaar gebracht.”

“raax liet ons inzien wat er schuurde in de communicatie”

Samenwerken met raax?

Chantal: “Tijdens het project hadden we met name contact met Joost Helbo (strategisch niveau) en Yvonne Heemskerk (projectmanagement). In de beginfase hebben we ook contact gehad met veranderkundige Rosa van Baal. Zij hielp ons vooral op relationeel vlak en leerde ons kijken naar onze metacommunicatie. Dirk vult aan: “raax heeft ons de ogen geopend en het overzicht weer teruggegeven. Dankzij een concrete projectaanpak, met duidelijke afspraken en prioriteiten.”

Hoe nu verder?

Na een intensieve periode met de nodige interventies en personele wisselingen, is de samenwerking onder controle. Chantal: “De komende tijd gaan we samen met RAM Infotechnology kijken hoe we de digitale werkomgeving voor onze medewerkers nog verder kunnen optimaliseren.” Dirk: “De relatie met De Wever is genormaliseerd. Doordat we ons beiden kwetsbaar durfden op te stellen, kunnen we weer vol vertrouwen met elkaar verder. Ons huwelijk is gered. De uitkomsten nemen we mee in ons interne proces. Klanttevredenheid staat centraal in de relatie met onze klanten.”

Over De Wever en RAM Infotechnology

De Wever in Tilburg biedt zorg, ondersteuning en begeleiding aan ouderen, thuis of op locatie. Geluk en woonplezier staan centraal. De missie: van elke dag een mooie dag maken. RAM Infotechnology is gespecialiseerd in het leveren van missie-kritische IT-dienstverlening op basis van multi-clouddiensten, specifiek voor de zorg (care & cure).

Bekijk het praktijkverhaal